Efficiënte administratie

Efficiënte administratie

28 Nov 2019 gwin

We weten als geen ander dat een efficiënte administratie rust biedt in je hoofd. Alleen, dikwijls roept de dagdagelijkse business en blijft de papiermolen wat op de achtergrond draaien. Je doet immers als ondernemer eerst waar je hart en je passie liggen. Dikwijls is de administratie een noodzakelijk kwaad waar je allerlaatst wat tijd aan besteedt. En als je ergens niet veel zin in hebt en je laat het even liggen wordt het alleen maar lastiger om eraan te beginnen.

Bij deze delen we 5 praktijktips die makkelijk en snel toe te passen zijn op onder andere je administratie:

  1. Makkelijk = meteen

Relatief makkelijke taken bekijken, ze dan terug loslaten, er in je onderbewustzijn mee bezig zijn, ze terug opnemen en er dan effectief iets mee doen houden je dubbel zo lang bezig als nodig terwijl dit helemaal niet nodig is en je je energie beter kunt besteden.

Zijn er zaken die je meteen kan behandelen omdat ze heel weinig tijd en inspanning vragen? Voer ze meteen uit, zo zijn ze uit je hoofd en kan je verder met de taken die echt het verschil maken.

  1. Centraliseren

In deze digitale tijden ontvangen we nog heel wat documenten op papier. In vele gevallen openen we een brief en leggen we die ergens neer om later in detail te bekijken. Stapeltjes papier op je werkplek, in je laptoptas, in je wagen, verdeeld over verschillende plaatsen,… Dit schept chaos en bezorgt je onrust bij bijvoorbeeld de aanblik van een ‘onder het papier bedolven’ bureau of dashboard. Bovendien is de kans groot dat je belangrijke documenten niet meteen vindt op het moment dat je ze nodig hebt of dat je deze zelfs kwijtgeraakt.

Stop inkomende documenten in een klasseermapje ‘te bekijken’. Zo zitten ze veilig én netjes weg op één dezelfde plek en kan je er makkelijk naar terug grijpen wanneer nodig. Bekijk op regelmatig ingeplande tijdstippen dit mapje en neem de nodige acties en klasseer en/of digitaliseer meteen waar mogelijk.

  1. Het shit-uurtje

Zaken waar we niet echt warm voor lopen stellen we vaker uit door ze onder de mat te vegen want er zijn altijd wel andere prioriteiten waarvoor we eerst tijd moeten uittrekken. Bij de gedachte aan de uit te voeren taken bedenken we in ons hoofd al excuses om ons uitstelgedrag goed te praten. Het vervelende is dat we op zeker moment de taak toch zullen moeten uitvoeren omdat we er nu eenmaal niet onderuit geraken.

Plan op wekelijkse basis een vast tijdstip in om tijd aan je administratie te besteden en noem dit gerust je ‘shit-uurtje’. Houd dit moment consequent vrij in je agenda en plak er een tijdspanne op waar je je aan houdt: beter wekelijks een uur geconcentreerd administratief werk doen in plaats van helemaal niks en dan op een zeker moment uren te moeten doorwerken om zaken in orde te krijgen.

Een vast moment helpt om je mentaal voor te bereiden, je weet dat je even op je tanden moeten bijten en dat als je dit shit-uurtje achter de rug hebt je terug even opgelucht kunt ademhalen.

  1. Bundel waar het kan

Sommige taken zijn repetitief zoals bijvoorbeeld aankoopfacturen controleren, betalingen uitvoeren, debiteurenbeheer,… omdat ze steeds dezelfde acties vragen.

In zulke gevallen is het echt een aanrader om deze taken te bundelen en ze in serie uit te voeren. Zo concentreer je je op een bepaald aspect, voer je de verschillende stappen uit en geraak je in een concentratieflow die vlot werkt. Achteraf heb je een gevoel van voldoening omdat je veel werk verzet hebt in beperkte tijd.

  1. Digitale to-do lijst

Veel zaken aan je hoofd die steeds blijven opspelen? Schrijf ze ergens van je af op to-do lijstje: eens de taken genoteerd staan kan je ze mentaal loslaten en bekijken wanneer je dat wilt. Ikzelf ben grote voorstander van een digitaal to-do lijstje omdat je daar makkelijker zaken kan wissen of afvinken eens ze afgehandeld zijn. De papieren versie wordt al snel onduidelijk en het gevaar bestaat dat je vele papiertje vol kriebelt zonder er echt een systeem in te brengen, mét het risico om een lijstje (en dus taken) kwijt te geraken.

Een digitaal to-do lijstje kan je helemaal volgens je eigen wensen en noden opstellen. Persoonlijk maak ik gebruik van Todoist, een deels gratis applicatie die zowel op pc als op smartphone en tablet beschikbaar is. Ordenen onder verschillende thema’s, inplannen, overzichten, reminders, prioriteiten toekennen, bepaalde taken delegeren,… de mogelijkheden zijn ruim.

Met een to-dolijstje hou je je hoofd helder en kan je je brein inschakelen voor het echte denkwerk.

Wil je nóg efficiënter en meer doelgericht aan jouw groeiverhaal werken en heb je niet veel zin om zelf al te veel tijd in je administratie te investeren?

Dankzij onze expertise kunnen we bij Admily Office Support heel praktijkgericht bijspringen daar waar jij het wenst en je administratieve rust bieden. Twijfel niet, en zet een vrijblijvend gesprek met ons op je to-dolijst.

Terug naar overzicht