Last van een ontplofte mailbox?

Last van een ontplofte mailbox?

22 Nov 2019 ozalithw

Een mailbox is vaak een zegen, met een schat aan informatie van contacten en afspraken. Keerzijde van de medaille is dat contactpersonen ervan uitgaan dat mails onmiddellijk terecht komen, meteen gelezen en ook liefst heel snel beantwoord worden. Zo zie je na verloop van tijd het bos door de bomen niet meer en word je zelfs met zekere vrees bevangen wanneer je je mailbox open klikt. En dit kan de bedoeling niet zijn. Admily Office Support biedt ondersteuning op maat, we helpen je graag op weg om je mailbox terug werkbaar te maken of zelfs over te nemen.

Graag wat ervaringstips?
Emilie van Admily Office Support deelt er met plezier enkele.

Je mailbox én je gemoedsrust in ere herstellen? Een paar eerste pistes recht uit onze persoonlijke ervaring gegrepen:

Mailbox = brievenbus

Hoeveel keer per dag leeg jij je brievenbus? Wel, voor mij is een mailbox zoals een brievenbus: een manier om niet-urgente informatie uit te wisselen. Voor heel dringende zaken neem ik de telefoon, eventueel wel in combinatie met een mailtje. Zo weet de ontvanger dat ik een prangende vraag heb waarop ik snel een antwoord wil.

Ik communiceer deze opvatting actief met mijn gesprekspartners, kwestie dat men niet verwacht dat een mailtje stante pede beantwoord wordt. Sommige zaken bespreek je trouwens beter rechtstreeks of via de telefoon, zeker bij gesprekken waar intonatie en interpretatie cruciaal zijn.

Mailbox ≠ chatbox

Sta bij het opstellen en het verzenden van mailtjes stil bij de boodschap en wie er belang heeft aan deze boodschap. Hoeven er écht 7 mensen in kopie van de mail in kwestie te staan? Denk hierover na vooraleer op de verzendknop te drukken, het kan beter zijn om iemand te infomeren over de afloop van een discussie dan deze personen hierin te betrekken en op die manier ook de anderen hun mailbox te vullen.

Groepeer je bijdrages en vragen rond een bepaald onderwerp door de mail eerst in concepten te laten staan en gaandeweg de mail aan te vullen maar misschien ook eens na te denken over de relevantie. Dikwijls is het dan beter om eens kort de koppen samen te steken of te telefoneren om zaken efficiënt uit te klaren. Een steeds weerkerend bombardement aan mails afkomstig van dezelfde afzender kan trouwens al snel mensen gaan ergeren waardoor ze mailtjes van die ene persoon (on)bewust beginnen te negeren of later lezen. Wees ook niet bang om je gesprekspartner even aan te spreken over ongewenst mailgedrag, mits motivatie natuurlijk 😉.

Carbon Copy

Geregeld krijg ik de opmerking of de vraag waarom ik op een mailtje niet gereageerd heb, ik stond toch in cc?! Wel, heel simpel: mailtjes waarvan ik in cc, carbon copy dus, sta zijn voor mij mails die louter ter info dienen. En ik voel me dan ook niet geroepen om hierop te antwoorden en zeker niet om deze als prioritair te beschouwen. Verwacht je van mij een actie? Richt de vraag dan rechtstreeks aan mij via de to-balk of door mijn naam expliciet te vermelden in de mail.

Van de geniepige broer van de cc, de bcc – blind carbon copy – ben ik persoonlijk helemaal geen fan. Je zet dan iemand in kopie van een mail, zonder dat diegenen die rechtstreeks of onrechtstreeks aangeschreven worden in de to en in de cc hiervan weet hebben. Als open en eerlijk persoon wringt deze handelswijze bij mij. Ik heb het trouwens al meermaals meegemaakt dat diegene die in bcc staat dit niet doorhad en doodleuk ‘allen beantwoorden’ koos…. Tot verwondering en frustratie van de anderen, die zich afvragen waarom iemand geheim in kopie stond. Weg sfeer! Niet echt aan te raden dus.

KIS

De KIS-techniek pas ik dagelijks bij vele zaken toe, ook voor mijn mailbox. Keep it simple en ga systematisch te werk: inbox is voor mij map waarin alles staat waarvoor nog actie moet genomen worden (=ongelezen mails) of zaken die ik dien op te volgen (=gelezen mails). Daarnaast heb ik 1 map ‘Afgehandeld’ waarin ik via een snelknoppeling alle behandelde mails bewaar. Zodra een mailtje beantwoord is of gelezen zonder verdere actie druk ik op de knop ‘Afgehandeld’ en weg is ie.

Niet langer een ingewikkeld systeem van mapjes en submapjes om mails te bewaren voor mij. Tot een aantal jaren geleden was ik een echte archivaris, tot ik moest beginnen nadenken in welk mapje ik welk mailtje nu zou zetten en ik me realiseerde dat dit klassement weinig meerwaarde heeft. Ben je op zoek naar een mailtje? Dan vind je dat makkelijk terug via de zoekfunctie, de naam van de map is totaal niet belangrijk, en je bent zeker dat je alle mails terugvindt ongeacht hun locatie.

Doe-het-nú!

Bij aankomst op kantoor doe ik een snelle scan van mijn mailbox zodat ik een idee heb van wat dringend lijkt te zijn en wat minder. Als je in Outlook het systeem ‘leesvenster’ gebruikt zie je meteen al (een deel van) de inhoud van de mail zonder dat je al te veel moet open en dicht klikken.

Mailtjes die ik lees en waarvoor ik meteen een actie kan nemen beantwoord ik onmiddellijk en klasseer ik als afgehandeld. Als je ‘makkelijke’ mailtjes parkeert voor later dan besteed je er al 2x tijd aan: een eerste keer bij het lezen (en dan dikwijls ook erover nadenken en nakauwen) en dan nog eens bij het herlezen en daadwerkelijke actie. Niet echt nodig voor een eenvoudig af te handelen mail toch?

Het proberen waard, niet?

Kleine eenvoudige ingrepen die veel kunnen veranderen, of zoals mijn chemielerares altijd zei: maximaal aan rendement met het minimum aan inspanning!

Duwtje in de rug?

Admily Office Support biedt ondersteuning op maat, we helpen je graag op weg om je mailbox terug werkbaar te maken of zelfs over te nemen.

Ben je benieuwd naar meer meteen bruikbare tips? Binnenkort volgt er meer 😊 Houd ons in de gaten.

Feedback, vragen, opmerkingen zijn natuurlijk altijd welkom – per mail bijvoorbeeld 😊: emilie@admily.be. We geven je met veel plezier een duwtje in de rug.

Emilie

Terug naar overzicht